Hakkımızda

İŞ ETİĞİ KURALLARI ve RÜŞVET ve YOLSUZLUKLA MÜCADELE ESASLARININ AMACI

Metgün (Şirket), çeşitli risklerin bulunduğu karmaşık, rekabetçi ve değişken bir ortamda faaliyet göstermektedir. Bu bağlamda, iyi olan itibarını sürdürmek ve hem yerel hem de uluslararası arenada güvenilir bir iş ortağı olarak bilinmek, Metgün için hayati öneme sahiptir. Bu hedeflere ulaşmak için Şirket kurumsal politika ve yönetmelikleri hayata geçirilerek, risklerin makul şekilde en aza indirgemeye çalışır. Bu İş Etiği Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Esasları (İş Etiği Kuralları veya Kurallar), şirketin itibarını, değerlerini ve güvenilirliğini korumak, operasyonlarını geliştirmek adına tasarlanmış olup, çalışanlar ve iş ortakları adına risklerden kaçınmak veya minimuma indirgemek için asgari gereklilikleri göstermektedir.

Metgün’ün faaliyet gösterdiği her yerde, yönetim kurulu, üst yönetim de dâhil olmak üzere her bir çalışan için, İş Etiği Kurallarının özünü anlamak ve uygulamak büyük önem taşır. İş Etiği Kurallarında herhangi bir durum ya da örneğin tanımlanmamış olmaması, bu konudaki riskin var olmadığı manasına gelmemelidir. İş Etiği Kuralları, operasyonlarda karşılaşılacak tüm risklere cevap veremeyecek olabilir ancak bu kuralların etik, sorumluluk bilincinde ve şirketin iş yaptığı ve yapacağı ilgili bölgelerin hukuki sınırları içinde hareket edebilmek adına güvenilir bir kaynak olması planlanmıştır.

İş Etiği Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Esasları, Metgün’ün etik iş uygulamalarına bağlılığını, çalışanları ve iş ortaklarından etik kurallar konusundaki beklentilerini yansıtmaktadır. Bu kurallar Metgün’ün üst düzey yöneticileri, yönetim kurulu üyeleri, çalışanları, taşeron ve tedarikçileri, iş ortakları, aracıları, şubeleri, iştirakleri, lobicileri ve Metgün adına hareket eden herkesi bağlamaktadır. Yapılan işin büyüklüğü ve gerçekleştirildiği yerden bağımsız olarak Metgün’ün bu kurallara olan bağlılığı, evrensel insan hakları ve etik değerleri ihlal etmeden, tüm yasal ve düzenlemeler ile paraleldir.

İş Etiği Kurallarının kapsadığı ana esaslar aşağıda anlatılmıştır. İş etiği kapsamında aşağıda anlatılan bu esasların kısıtlayıcı olarak algılanmaması önemlidir. Burada bahsedilmemesine rağmen risk arz eden durumlar olabilir ve bu durumlar İş Etiği Kuralları çerçevesinde yönetilir.

İş Etiği Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Esasları, Metgün’ün etik iş uygulamalarına bağlılığını ve çalışanlar ile iş ortaklarından bu konudaki beklentilerini yansıtır. Bu kurallar; Metgün’ün üst düzey yöneticilerini, yönetim kurulu üyelerini, çalışanlarını, taşeron ve tedarikçilerini, iş ortaklarını, aracılarını, şubelerini, iştiraklerini, lobicilerini ve Metgün adına hareket eden herkesi kapsar.

Metgün, yapılan işin büyüklüğü veya gerçekleştirildiği yer fark etmeksizin, bu kurallara sıkı sıkıya bağlıdır. Bu bağlılık, evrensel insan haklarını ve etik değerleri ihlal etmeden, tüm yasal düzenlemelerle uyumlu bir şekilde hareket etmeyi taahhüt eder.

İş Etiği Kurallarının kapsadığı ana esaslar aşağıda anlatılmıştır. İş etiği kapsamında aşağıda anlatılan bu esasların kısıtlayıcı olarak algılanmaması önemlidir. Burada bahsedilmemesine rağmen risk arz eden durumlar olabilir ve bu durumlar İş Etiği Kuralları çerçevesinde yönetilir.

İŞ ETİĞİ KURALLARININ KAPSAMI

2.1. BİREYSEL ETİK KURALLARI
Metgün, Şirket adına çalışan herkes için yüksek etik standartlar belirlemiştir. Bireyler yasalara ve düzenlemelere sadık kalmalı ve görevlerini ifa ederken Metgün tarafından belirlenen gereklilik ve standartlara uyum göstermelidir.
Metgün, çalışanlarından çalışmaları esnasında nezaket ve saygı göstermelerini beklemektedir. Her çalışan çalışma ortamını, çalışanları ya da Şirketi etkileyebilecek olumsuz davranışlardan kaçınmalıdır. Bu davranışlara her türlü ayrımcılık, taciz ya da çalışanların kendilerini değersiz, tehdit altında ve kötü hissetmelerine sebep olabilecek davranışlar dâhildir.
2.2. EŞİTLİK ve ÇEŞİTLİLİK
Metgün hiçbir çalışanının cinsel, fiziksel, psikolojik tacize, baskıya ya da zorbalığa maruz kalmasına müsaade etmez. Taciz, işyerinde çalışanı rahatsız eden, küçük düşüren ve inciten, istenmeyen ve karşılıksız kalan davranış biçimidir. Taciz, bir çalışan ve yöneticisi, iş arkadaşları veya çalışan ve işyerindeki herhangi bir kişi arasında yaşanabilir. Eğer karşılık bulmuyor ve hoş karşılanmıyorsa, aşağıda verilen örnekler taciz örneği olabilir:
• Fiziksel temas veya cinsel talepler
• Israrla takip etme (stalking)
• Cinsel imalı ısrarlı bakışlar
• Israrlı sözlü taciz veya tehdit
• Israrla bir bireyin işine, çalışma alanına, eşyalarına veya kişisel malzemelerine müdahale.
• Şakalar, onur kırıcı veya küçük düşürücü yorumlar
• Aşağılayıcı ya da küçük düşürücü mimik ve el hareketleri
• Küçük düşürücü görsel veya yazılı materyallerin işyerinde dolaşması ve teşhir edilmesi.
Farklı özgeçmiş, eğitim ve kişisel gelişime sahip çalışanları olması Metgün’ün önemli bir varlığıdır. Metgün, tüm nitelikli çalışan ve adaylarına eşit istihdam fırsatı sunmayı taahhüt eder.
Metgün çalışanları yaş, ırk, cinsiyet, etnik köken, milliyet, din, sağlık, sakatlık, medeni hal, cinsel yönelim, siyasi veya felsefi görüş, sendika üyeliği konularında ayrımcılığı yasaklayan tüm yasa ve yönetmeliklere uymak zorundadır.
İşe alma süreci adayın nitelik ve özellikleri çerçevesinde değerlendirilir. Ücretler, Şirketin ilgili politika ve standartlarının yanı sıra çalışanın Şirkete katkısına göre belirlenir.
Metgün, herhangi bir ayrım yapmadan tüm bireylere saygı gösterir; eşitlik ve çeşitliliğe dayanan pozitif bir çalışma ortamı sağlamak için aktif çaba harcar.
2.3. SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK
Metgün, “Sürdürülebilir bir kalkınma ancak sürdürülebilir bir çevre ile mümkün olabilir.” felsefesi ile hareket ederek faaliyet ve projelerin çevresel boyutlarının etkilerini minimum düzeye indirir, çevre ile ilgili olarak her alanda sürdürülebilir ve yenilikçi bir gelişim sağlamayı amaçlar. Etkin atık yönetimine sahip, verimli, doğal kaynak tüketimini sağlar. Faaliyet gösterilen projelerde çevre ile ilgili yasal düzenlemelere uyumlu yönetim anlayışı benimsenir. Ekonomik büyüme ve çevre faktörleri arasındaki dengenin sağlanması için sürdürülebilirlik çalışmaları yürüterek çalışmalara etkin uyum gösterir.
2.4. ÇIKAR ÇATIŞMALARI
Metgün çalışanları, iş anlaşmalarında daima Şirkete sadık olmalı ve bütünlük içinde hareket etmelidir. Çalışanlar diğer şirketlere, organizasyonlara ya da kişilere, Şirketin aleyhinde kullanılabilecek hiçbir avantaj sağlamamalıdır. Metgün çalışanları, görevlerini yerine getirirken, çıkar çatışması yaratacak veya çıkar çatışması olarak algılanabilecek ve kendi yargı veya hareket özgürlüklerini olumsuz etkileyecek tüm ilişkilerden kaçınır.
Metgün çalışanı, Uyum Görevlisi ya da yöneticileri aracılığı ile Şirkete önceden bilgi vermeden, doğrudan ya da dolaylı bir şekilde maddi çıkarı bulunan eş, partner, biyolojik ya da evlatlık çocuklar gibi birinci derece akrabalar, torun, ebeveyn, büyükanne ve büyükbabalar, kardeşler ya da kardeşlerin çocukları, hane halkı veya herhangi yakın olduğu biriyle çalışmamalı ya da müşterisi olmamalıdır. Metgün’e rakip şirketlerin yönetim kurulunda bulunmamalı veya bu şirketlerde yönetici olarak çalışmamalıdır. Ayrıca, çalışan ile yaşayan veya ekonomik bağlılığı bulunan herkes aile üyesi sayılır.
Çalışanlar, sahip oldukları Metgün varlıklarını veya pozisyonları sayesinde edindikleri bilgileri, kişisel çıkar sağlamak ya da Metgün ile rekabet yaratmak amacıyla kullanamaz. Çıkar çatışmasına sebep olabilecek her durum üst yönetime raporlanır.
Metgün adına çalışan kişilerin Metgün ile rekabet eden diğer firmalarda görevli/çalışıyor olması durumunda, bu durum gecikmeden Metgün yönetimine yazılı olarak bildirilmeli ve yazılı onay alınmalıdır.
2.5. YASA ve DÜZENLEMELERE KARŞI SAYGI
Metgün’ün itibarı, faaliyet gösterdiği ülkelerdeki tüm yasa ve uygulamalara karşı duyduğu saygıdan gelmektedir. Faaliyet gösterdiği ülkelerdeki yasaların ve uygulamaların farkında olmak, şirketin ve çalışanlarının sorumluluğundadır. Her çalışan, yasa ve uygulama ihlali karşısında disiplin cezası alacağını ve bunun yanı sıra kamu ve cezai davalara muhatap olabileceğini bilmelidir.
Metgün, yüksek etik hedeflere ulaşmak için çalışanlarından, yerel yasaların ve uygulamaların ötesinde etik standartlara da uyulmasını beklemektedir. Bunların yanı sıra Metgün, insan haklarına ve işçi kanunlarına, sağlık ve güvenlik standartlarına, çevrenin korunmasına, yolsuzluğun önlenmesine, adil rekabete, vergilendirme uygulamalarına ve muhasebe standartlarına gönülden bağlıdır. Birleşmiş Milletler İnsan Hakları Bildirgesi, İktisadi İşbirliği ve Gelişme Teşkilatı (OECD) ve Uluslararası Ticaret Odası (ICC) prensiplerine de uyum gösterilmektedir.
2.6. GİZLİLİK
Bilgi, Şirketin hedeflerini gerçekleştirmek için kullanacağı en önemli varlıklarından biridir. Bu doğrultuda bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin sağlanması çalışanların ortak sorumluluğudur.
Gizli bilgi, burada sayılanlar ile sınırlı olmamak üzere; Şirkete ait fikri mülkiyet hakları ve her türlü yeniliğin yanı sıra; çalışanların yazdığı, bulduğu, geliştirdiği veya uygulamaya aldığı veri tabanı, basılı iletişim malzemeleri, iş süreçleri ile iş planları, iş stratejileri, stratejik ortaklıklar ve ortaklara ilişkin bilgiler, mali bilgiler, personel özlük bilgileri, müşteri listeleri, fiyat, tasarım, yöntem bilgisi (know-how), şartnameler, potansiyel ve müşterilere ilişkin bilgiler ve benzeri her türlü bilgiyi içerir.
Çalışanlar, şirket hakkındaki gizli ve kamuya açık olmayan bilgileri yetkili olmayan kişiler ile her ne amaçla olursa olsun paylaşmaz. “Temiz masa-temiz ekran” ilkesine uygun olarak gizli belgelerin masalarda açıkta bırakılmaması, şifrelerin dikkatle muhafaza edilmesi, gizli bilgilerin ortak alanlarda konuşulmaması önem taşımaktadır.
2.7. SAĞLIK, EMNİYET, ÇEVRE ve ÇALIŞMA ORTAMI
Metgün, bütün operasyonlarında güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı sağlamakta ve faaliyet gösterdiği her işte bunu uygulamaya çalışmaktadır. Bu standartlar, İş Sağlığı, Emniyet ve Çevre (SEÇ) ilkelerinde belirtilmiştir ve tüm personelin, alt yüklenicilerin ve tedarikçilerin uyması beklenmektedir. Kaza sayısını sıfıra indirmek için yüksek riskli aktivitelere özel dikkat göstermek gerekmektedir. Bu yaklaşım yönetici ve çalışana verilen yoğun eğitimler ve bu standartlardan sapmalara sıfır tolerans gösterilerek desteklenmeye çalışılır.
Metgün, faaliyet gösterdiği her yerde mevcut çevre kanunları ve yönetmeliklere bağlılığını göstererek, faaliyetlerinin çevreye olan etkisini azaltmayı, minimize etmeyi veya engellemeyi amaçlar. Bu bakımdan, ilgili yerel ve uluslararası kanun, yönetmelik ve sözleşmeler, Metgün tarafından takip edilir.
2.8. YASAKLI MADDELER
Çalışanın Şirket adına çalıştığı sürede, alkol dâhil olmak üzere herhangi bir uyarıcı madde etkisi altında olması yasaktır. Hiç kimse kuralları ihlal ederek uyarıcı madde veya alkol kullanmamalı veya başkasını kullanmaya teşvik etmemelidir.
2.9. KİŞİSEL BİLGİLERİN GİZLİLİĞİ ve MAHREMİYETİ
Metgün kişisel bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine saygı duyacağını taahhüt eder. Kişisel bilgiler sadece Şirketin etkili bir şekilde işlemesi veya yasaların gerekliliği doğrultusunda talep edilir ve saklanır. Bu ilkeye bağlı olarak Metgün, bireyin gizlilik hakkına saygı duyar ve bireyin iş dışındaki yaşantısı ile iş performansını olumsuz etkilemediği veya Şirketin itibarını ve ticari çıkarlarını etkilemediği sürece ilgilenmez. Aşağıdaki temel kurallar çalışan veya Metgün adına hareket eden herkes tarafından uygulanmalıdır:
• Metgün, çalışanlarının, taşeronlarının ve tedarikçilerinin, iş ortaklarının, aracılarının, müşterilerinin ve Metgün ile hareket eden herkesin Metgün’ün Bilgi Güvenliği İlkelerine uyum sağlamalarını talep eder.
• Kişisel bilgilerin gizliliği sağlanır ve bu bilgilere ihtiyacı olan yetkili kişilerin erişimi sınırlandırılır.
• Kişisel bilgiler sadece adil ve dürüst bir şekilde belirli amaçlar doğrultusunda kullanılır.
• Yasal, mevzuata dayalı veya ticari ihtiyaçları gerçekleştirmek için toplanan kişisel bilgiler gerektiğinden fazla tutulamaz.
• Yurtdışına kişisel bilgi aktarımı yaparken gizlilik yasaları hakkında bilgi sahibi olunur, gerekirse danışmanlık alınır.
• Çalışanlar, geçerli bir neden ve erişim izni olmaksızın kişisel bilgileri edinmeye çalışmaz, uygunluğundan emin olmadan Şirket içi veya Şirket dışından birine kişisel verileri iletmez.
2.10. TEKEL KARŞITLIĞI
Uluslararası ekonominin temel ihtiyaçlarından biri rekabettir. Metgün, şirketlerin uluslararası piyasada adil bir şekilde rekabet edebilmeleri gerektiğine inanmaktadır.
Metgün, rekabet yasalarının çiğnenmesi sonucunda ağır cezalar alınabileceğinin ve çalışanlarının ticaret, sivil, kamusal cezai yaptırımlara, hatta olası durumlarda hapis cezasına maruz kalabileceğinin farkındadır. Ayrıca, üçüncü tarafların, bu kuralların ihlali sonucunda Şirketten tazminat talep etme riski yüksektir. Bu nedenle her çalışan bu yasaları anlamalı ve bu yasalar ile uyum içerisinde çalışmalıdır. Metgün çalışanları, rakiplerle ihale sürecini etkileme, piyasa veya müşteri paylaşımı veya bir müşteriyi ya da tedarikçiyi boykot etme gibi amaçları bulunan anlaşmalarda yer almamalıdır.
Metgün, faaliyetlerinde adil rekabet ilkelerine her zaman bağlıdır. Metgün çalışanları rekabete aykırı faaliyetlerde bulunmaz.
2.11. TİCARİ KISITLAMALAR ve İHRACAT BOYKOTLARI
İş hedefleri ve menfaatleri sebebiyle Metgün, birçok farklı alan ve piyasada faaliyet göstermektedir. Bu bölgelere zaman zaman belirli yerel ya da uluslararası kanunlardan dolayı hizmet, mal, yazılım ya da teknoloji ambargosu veya herhangi başka bir ticaret yasağı getirilebilir. Metgün, Türkiye Cumhuriyeti yasalarıyla çatışmadığı sürece ilgili merciler ve organizasyonlar tarafından konulan boykot ve ambargolara uyum gösterir. Herhangi bir yasal sorunla veya ikilemle karşılaşan Metgün çalışanının Uyum Görevlisi ya da Hukuk Birimine konuyu danışması gerekmektedir.
2.12. İŞ ORTAKLARI, TEDARİKÇİLER ve TAŞERONLAR
İş ortakları, tedarikçiler ve taşeronların Metgün’ün ilkelerine uymaları beklenir. Bu beklentinin karşılanması, yapılan anlaşmaların içerisine konu ile ilgili maddeler eklenerek ve bu sayede ilişkili taraflar arasında karşılıklı taahhüt verilmesi üzerine sağlanır.
Metgün iş ortağı, tedarikçi ve taşeron seçimi yaparken, etik ilkelere uyumuna önem gösterir. Tedarikçi seçiminde adaleti bozacak her türlü hediye, ağırlama veya diğer herhangi bir kayırmadan kaçınır, burada yazan ilkelere uyacağını taahhüt eden tedarikçi, iş ortağı ve taşeronlarla çalışır ve bu taahhüdün yazılı olarak belgelenmesini sağlar. Ayrıca tedarikçilere, taşeronlara, ortaklara ve Metgün adına hareket eden aracılara, periyodik olarak liyakat değerlendirmesi yapar.
Metgün çalışanı olan ya da Metgün adına hareket eden ya da iş anlaşması olan tarafların, Uyum Görevlisinden önceden onay alınan ya da bu dokümanda belirtilen esaslar çerçevesinde izin verilen durumlar haricinde, Metgün’ün katıldığı ihale süreçlerine dâhil olan taraflardan hediye ya da ağırlama kabul edilmesi, herhangi bir taşeronun, tedarikçinin ya da iş ortağının iş ile ilgili gizli bilgilerinin (teklif fiyatları ya da diğer ticari bilgiler) aynı sürece dâhil olmuş taşeronla, tedarikçiyle ya da ortakla paylaşılması yasaktır.
2.13. ARACILARIN KULLANIMI
Metgün’ün aracı kullanması durumunda, ilgili ilişkide yer alan yöneticisi, tutulan aracının, itibarı, geçmişi ve kapasitesinin yeterli olduğundan, Metgün Liyakat Değerlendirmesi gerçekleştirerek emin olmalıdır. Metgün, anlaşılan aracıların Metgün etik kurallarına uygun davranmasını beklemektedir.
Metgün ile aracılar arasında yapılan anlaşma, taraflar arasındaki ilişkiyi gerçek, tam ve bütün olarak yazılı bir şekilde yansıtmalıdır. Metgün ile ilişkili aracının etik performansı düzenli olarak gözlenir ve gerekli iyileştirmeler zaman içerisinde yapılır.
2.14. LOBİ ve SİYASİ AKTİVİTELER
Lobi faaliyeti ancak ilgili faaliyette bulunacak kimsenin Metgün’ü temsil ettiğini ve karşı tarafın fikri üzerinde etki yaratma niyetini açıkça belirtmesi ile gerçekleşebilir. Lobiciler ile yapılacak sözleşmelerde bu yükümlülük açıkça belirtilir. Metgün, siyasetçileri ya da siyasi partileri desteklemez ve siyasi partilere, organizasyonlara ve onların temsilcilerine ödeme yapmaz.
Çalışanlar, demokratik siyasi aktivitelere katılmakta özgürdür. Ancak bunu önceden Uyum Görevlisine bildirmeli ve bu faaliyetler Metgün’e referans verilmeden ve Metgün kaynakları kullanılmadan yürütülmelidir.
2.15. KARA PARANIN AKLANMASININ ÖNLENMESİ
Metgün, kaynaklarının kişiler ve kurumlar tarafından para aklamada kullanılmasına ve bu yasadışı kaynakların yasal gösterilmesine izin vermez. Yasal faaliyetler içerisinde bulunsa da paranın ya da mülkün adli kaynağını gösterememek de bazen suç olarak atfedilebilir. Kara para aklama, terör ya da suç için yasal kaynakların kullanımını da içerir.
Metgün, para aklamaya asla yardım, yataklık yapmaz ya da göz yummaz. Metgün para aklama karşıtı yasalara her zaman uyar, alınabilecek önlemleri alarak tarafların liyakatini sorgular ve bu doğrultuda her zaman güvenilir ve iyi itibarlı taşeron, tedarikçi ve iş ortaklarıyla çalışıp, paranın kaynağını makul ölçüde takip etmeye dikkat eder.
Metgün, şubeleri veya iştirakleri, lobicileri, üst düzey yöneticileri, yönetim kurulu üyeleri, çalışanları, sözleşmeli çalışanları, aracıları ve Metgün ile hareket eden herkes şirketin yaptığı ödemelerden, özellikle şüpheli faaliyetlerde bulunan taşeronlara, tedarikçilere veya iş ortaklarına yapılan ödemelerden sorumludur ve bu ödemelerin usulsüz bir işlem içermediğinden emin olmalıdır. Herhangi bir ödeme bu kurallar çerçevesinde uyumsuzluk yaratıyorsa ya da yarattığı şüphesi uyandırıyorsa, çalışanlar bu durumu üstlerine ve Uyum Görevlisine direkt olarak bildirmelidir.

RÜŞVET ve YOLSUZLUKLA MÜCADELE ESASLARI

Metgün, faaliyetlerini uygulanabilir sektörel yöntemler ve kurallar içerisinde gerçekleştirmektedir. Metgün iş etiği ve adil rekabete son derece önem verir. Bu sebeple bu yönetmelikte yer alan rüşvet ve yolsuzlukla mücadelede hiçbir esasın çiğnenmesine göz yummaz.
Rüşvet, haksız avantaj elde etmek adına bir kişinin görevi gereği yapacağı işi etkilemek amacıyla girişimde bulunulduğunda gerçekleşmiş olur. Bunlara nakit ödeme, emtia, kredi, indirim, seyahat, ağırlama ve hizmet verme dâhil edilebilir. Metgün çalışanının, başka bir kişiye parasal ya da herhangi bir avantaj sağlayacak, uygunsuz bir şekilde bir işi elde etmesine yarayacak, bir kararı ödüllendirecek ya da bir kaynağı elde etmesine yarayacak söz ya da koşul sağlaması yasaktır. Metgün çalışanı aynı amaçla yapılan bir ricaya cevap veremez. Yasaklamaların konusu olan kişi; hükümet görevlileri, herhangi bir kamu görevlisi, kamu ya da özel sektörde iş yapan bir müşterinin aracısı ya da çalışanı veya bir borç verme kuruluşu, banka, herhangi bir siyasi parti ya da siyasi parti çalışanı, uluslararası organizasyon görevlileri ve son olarak hükümet kontrolü veya mülkiyeti altındaki kurumların altındaki şirketlerin çalışanlarını kapsamaktadır.
Rüşvet ve etki altında yapılan işlem için geçerli olan yasaklar hem bunu teklif eden hem de kabul edip uygulayan için geçerlidir. Uygunsuzluk göstergesi olarak bu tarz bir istek ya da teklif yeterlidir, hayata geçirmesi şart değildir.
Tedarikçi ya da alt yükleniciler gibi Metgün tarafından iş verilmiş üçüncü taraflarca gerçekleşen rüşvet veya herhangi bir usulsüz hareketten dolayı Metgün suçlu bulunabilir. Bu sebeple Metgün, iş yaptığı üçüncü taraflardan da rüşvet ve yolsuzluk konusunda risk azaltıcı önlemler almasını beklemektedir.
Kolaylaştırıcı ödemeler, hukuki kanallar tarafından zorunlu idari yönetmelikleri ve formaliteleri hızlandırmak için yapılan ödemelerdir. Bu tarz ödemeler bazı ülkelerde hoş görülse de yasadışıdır. Metgün prensipte bu tarz ödemeleri yasaklamıştır.
Metgün rüşvet ve yolsuzlukla mücadele esaslarına uyulduğu için iş kaybı ya da ticari unvan zedelenmesi yaşasa bile hiçbir çalışanına ceza veya yaptırım uygulamaz.
3.1. HEDİYELER, YEMEKLER ve AĞIRLAMA
Metgün çalışanları, Metgün ile iş ilişkisi içerisine giren kişilerin işle ilgili alınacak kararları etkilemek amacıyla yapabileceği hediye, para, borç, davet ya da buna benzer bir özel muamele teklifinin, aile üyelerinin ya da yakınlarının da kabul etmesine ve aile üyeleri ve yakınlarının da bu kişilere benzer tekliflerde bulunmasına izin vermez. Aynı durum hediye alınması ya da ağırlanma için de geçerlidir.
Bu sebeple Metgün çalışanları ve Metgün adına hareket edenler, üzerinde şirket logosu bulunan ve minimal ya da önemsiz bir değere sahip promosyon ürünleri hariç, direkt ya da dolaylı olarak hiçbir hediyeyi kabul etmez. Geri çevirmenin yanlış anlaşılacağı durumlarda alınan hediyeler ivedilikle Metgün’e teslim edilir ve alınan hediye Metgün’ün demirbaşı muamelesi görür.
Sosyal etkinlik ya da yemek gibi ağırlama teklifleri açık ve adil bir iş ilişkisi olduğu durumlarda kabul edilebilir. Yapılan ağırlamanın masrafı olabildiğince az tutulur ve ağırlanan kişilere ilişkin bilgiler dokümante edilir. Metgün çalışanları için bu tarz ağırlamalar esnasında ortaya çıkabilecek seyahat, konaklama ve benzeri giderler, Metgün tarafından ödenir. Hediye, ağırlama ve benzeri avantajların limitlerini öğrenmek veya bu avantajlardan faydalanmak için, öncesinde, üst yöneticiden onay alınması gerekir.
3.2. KAMU GÖREVLİLERİNE YAKLAŞIM
Metgün hiçbir şekilde direkt ya da dolaylı ödemelere, nakit ya da başka türlü, hediye, söz ya da başka bir avantaj sağlanmasına ve bunların doğrudan ya da bir aracı, bir aracının yakın bir aile üyesi ya da bir acente üzerinden, herhangi bir kamu görevlisi, siyasi parti ya da üçüncü tarafa, yasanın çiğnenmesine sebep olacak, hediye, menfaat veya bunlara ilişkin söz verilmesine izin vermez. “Yakın aile üyeleri” içine eşler, partnerler, çocuklar (biyolojik ya da evlat edinilmiş), torunlar, ebeveynler, dede-nine, kardeşler, kardeşlerin eşleri ve çocukları ya da herhangi bir ev sakini dâhil edilir.
Bu kurallara, sadece bunlar ile sınırlı kalmamakla birlikte, UK Bribery Act 2010, US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), OECD yabancı kamu görevlilerine rüşvet verilmesiyle mücadele, BM yolsuzluk karşıtı toplantılar veya Metgün’ün faaliyet gösterdiği ülkelerdeki kara paranın aklanması karşıtı, yolsuzluk karşıtı veya çıkar çatışması karşıtı yasalar dâhildir.
Yukarıda yer alan bilgiler ışığında Metgün çalışanları, görevlileri, şubeleri ve iştirakleri aynı zamanda alt yüklenicileri, tedarikçileri ve iş ortakları dâhil olmak üzere iş anlaşmalarına yön vermesi için ya da herhangi bir sebeple kaydedilmemiş varlık yaratan hediye, para, rüşvet ya da komisyon ve “değeri olan” herhangi bir şey almamalı ve vermemelidir. Değeri olan teriminin içine, mal, hizmet ve nakit olmayan menfaat ya da avantajlar dâhildir. Ayrıca, yazanlar ile kısıtlı olmamakla birlikte, nakit ya da nakit değeri olan, gayrimenkul alışı/satışı, şişirilmiş veya düşürülmüş fiyatlardaki hizmetler, ağırlama, araba, mücevher, ev eşyaları, seyahat, borç, borç senetleri ya da hisseleri dâhildir. Değeri olan bir şey aynı zamanda maddi değeri olmayan menfaatler için de geçerli olabilir. Örnek olarak; içeriden alınan bilgi, hisse tüyoları ya da yasal olmayan bir şekilde bir işin ayarlanmasına ya da sonuca varmasına aracılık yapmak sayılabilir.
3.3. SOSYAL YARDIMLAR, HAYIR İŞLERİ ve SİYASİ YARDIMLAR
Yardım amaçlı katkılar; hayır işi, eğitim, bilim ya da sanat amaçlı kurumlara yardım kaydı altında yapılan katkılardır. Her ne kadar sosyal ve yardım amaçlı katkılar yasal ve uluslararası iş çevreleri tarafından kabul edilen katkılar olsa da yolsuzluk riskine karşın dikkatli incelenir. Hiçbir koşul altında sosyal ya da yardım amaçlı katkı, Şirket adına, bir kurumu ve özellikle bir kamu görevlisini etkilemek için yapılamaz.
Şirket tarafından, her koşulda yapılan bir sosyal ya da yardım amaçlı katkının bir kamu görevlisine kişisel olarak doğrudan ya da dolaylı menfaat sağlamadığından emin olmak için “Liyakat Değerlendirmesi” yapılır.
Yapılan tüm sosyal ve yardım amaçlı katkılar, Metgün’ün katkılarını, diğer katılımcıların katkılarını, projenin amacıyla birlikte menfaatlerini, mihenk taşlarını, zaman çizelgesini ve maliyetlerini içeren bir protokol ile belgelendirilir. Söz konusu protokol içerisinde yolsuzluk karşıtı maddeler olmalı ve Uyum Görevlisi ile Hukuk Birimi tarafından içerisine gerekli denetim maddeleri eklenerek onaylanmalıdır.
Metgün, hiçbir siyasi yardım yapmamalı ya da siyasi bir kişiyi ya da partiyi desteklememelidir. Bağışlar ve sosyal yardımlar, sadece, bağışın veya yardımın İş Etiği Kurallarının amaçları doğrultusunda kullanılacağı konusunda güven uyandıran kuruluşlara, kamusal kurumlara veya uygun kişilere yapılmalıdır. Bağış yapılacak kuruluş hakkında detaylı inceleme yapılmalı, olası “kırmızı bayraklar” değerlendirilmelidir. Bağış ve sosyal yardıma ilişkin gerekli belge ve kayıtlar tutulmalı, ilgili form, talep sahibi Metgün personeli tarafından hazırlanmalı ve yöneticisi tarafından onaylanmalıdır. Bağış ve sosyal yardımlar nakit olarak yapılmamalı, muhasebe hesaplarına doğru şekilde yansıtılmalıdır. Siyasi yardım yapmamalı, siyasi bir kişiyi ya da parti desteklememelidir.
3.4. NAKİT KASA HAREKETLERİ
Metgün nakit kasa hareketlerini kontrol etmek, kaydetmek ve raporlamak için yöntemleri belirlemiştir. Prensipte her işlem kontrol edilir ve kayıt altına alınır, raporlanır. Nakit kasa hareketlerinin kontrol edilmeden kullanılması yüksek yolsuzluk riski taşımaktadır. Bu riski azaltmak için Metgün, nakit kasanın kullanımı ve ilgili muhasebe kayıtları üzerinde güvenilir bir kontrol mekanizması yaratmıştır.
Nakit kasa hareketleri, sadece, elektronik ödeme ya da banka transferleri mümkün olmadığında kullanılır. Tüm nakit kasa hareketleri tutarsal değerlerine bakılmaksızın muhasebe hesabına kaydedilir ve harcamanın amacını açıkça gösteren orijinal faturalarıyla karşılaştırılır.

ŞİRKET VARLIKLARINA KARŞI SORUMLULUK

4.1. VARLIKLARIN KORUNMASI
Her Metgün çalışanı Şirket varlıklarının kötüye kullanılmadığı ve israf edilmediğinden emin olmakla yükümlüdür. Şirket varlıklarına örnek olarak; para, sabit kıymetler, çalışanın şirkette geçirdiği zaman ya da ürettiği ürün, bilgisayar sistemleri ve yazılımları, telefonlar, kablosuz ve mobil iletişim cihazları, fotokopi makinaları, yazıcılar, şirket araçları, mülk bilgileri, şirketin tescilli bilgileri ve markaları gösterilebilir. Metgün çalışanları, her zaman;
• Kullanılan veya erişimi olunan mal ve eşyaların zarar görmediği, kötüye kullanılmadığı ve israf edilmediğinden emin olmalıdır.
• Şirketin gizli ve özel bilgilerini, mülk bilgilerini ve fikri mülkiyet haklarını korumalıdır. Bu varlıkları amacına uygun şekilde kullanmalıdır. Şirket varlıklarını kendi kişisel çıkarları veya şirket çalışanları hariç birinin çıkarları için kullanmamalıdır.
• Şirketin ürün ve ekipmanlarının çalınması, bilgi çalınması ya da şirket dışına çıkarılması, puantaj ve masraf raporlarının manipülasyonuyla zimmete para geçirmek, iş sözleşmesinin iptal edilmesine ve cezai soruşturma açılmasına neden olabilir. Şirket, çalışanları arasındaki hırsızlık olaylarına da Şirket varlıklarının çalınmasına uyguladığı yaptırımları uygular.
• Çalışanın Şirket varlıklarını iş dışında kullanması (Şirkete ait bir malın iş dışında kullanılması veya kişisel çıkar sağlamak için şirket materyalinin kullanılması gibi) için yöneticisinden yazılı onay alınması gerekmektedir.
• Çalışan, çalışma saatleri içinde sorumluluklarını yerine getirmesine engel olabilecek kişisel faaliyetlerde bulunmamalıdır.
• Çalışan, Şirket bilgisayarları ve ekipmanlarını kullanarak iş ile ilgisi olmayan ticari veya yasal/ etik olmayan aktivitelerde (kumar oynamak, porno izlemek gibi) bulunmamalıdır.
• Çalışan, Şirkette bulunduğu pozisyon ile ulaştığı ya da Şirket varlıkları ve bilgileri ile elde ettiği edinimleri, finansal kazanç elde etmek için kullanmamalıdır.
4.2. DOĞRU BİLGİ, MUHASEBE ve RAPORLAMA
Yatırımcıların, kredi verenlerin ve hissedarların Metgün’ün finansal muhasebe ve raporlamasından yasal olarak menfaatleri vardır. Finansal muhasebe ve raporlamaya olan güvenilirlik, muhasebe kayıtlarının doğruluğu, bütünlüğü ve güncelliğine bağlıdır. Bu nedenle Metgün, şirket bilgilerini doğru, objektif ve dürüst şekilde raporlamaktadır. Bu bilgiler finansal ve finansal olmayan kayıtları içerir, doğru oluşturulan her türlü bilgi, işlem ve olayları yansıtır.
Metgün kayıt tutma, tespit ve gerekli durumlarda raporlama açısından yürürlükteki tüm yasa ve düzenlemelere uyum gösterir. Metgün’ün ilkesi, faaliyetleri ve faaliyetlerindeki performans ve sonuçlar hakkında her zaman dürüst, açık ve şeffaf olmaktır. Tüm mali işlemler tam ve eksiksiz şekilde Metgün’ün muhasebe kayıtlarına girilir.
4.3. BİLGİ ve BİLGİ TEKNOLOJİLERİ SİSTEMLERİ
Metgün’ün Bilgi Teknolojileri (BT) sistemlerinde tutulan kayıtlar Metgün’ün kendi malı olarak kabul edilir. Bu sebeple bir kanunla veya anlaşmayla yasaklanmadığı sürece Metgün’ün bu tarz bilgilerin tamamına erişim hakkı vardır.
Çalışan, elektronik dosyalarının ve arşivinin bir düzen içerisinde tutulmasından sorumludur. Özel amaçlı kullanıma, kısıtlı olarak izin verilir. Rahatsız edici ve uygunsuz içerikli, yasadışı, müstehcen fotoğraflar, mesajlar ya da dosyalar indirilmemeli, saklanmamalı veya yayınlanmamalıdır. Metgün fikri ve sınai haklar çerçevesinde yazılı materyal, fotoğraf ve yazılımlarda oluşabilecek telif hakkı problemlerine karşı gerekli kurallara tam bir uyum gösterir. Bu sebeple fikri ve sınai hakları ihlal edecek içerikli herhangi bir şeyi indirmek, saklamak ya da yayınlamak yasaktır.

ORGANİZASYON, SORUMLULUKLAR, YÜRÜTME, UYGULAMA

5.1. ORGANİZASYON
Şirket çalışanlarının kurallara yönelik farkındalığı ve prensiplerin sürdürülebilirliğinden emin olmak, Yönetim Kurulunun sorumluluğundadır. Yönetim Kurulu, Şirket Uyum Görevlisi ve Uyum Komitesi atar. Uyum Komitesi, Uyum Görevlisi ile, kurula yılda iki kere olmak üzere uygulama ile ilgili rapor sunar ve gerekli değişiklikler burada tartışılır.
5.2. SORUMLULUKLAR
Her çalışan, Kurallara ve tabi olunan kanun ve yönetmeliklere aşina olmalı ve görevlerini bunlara uyumlu şekilde yerine getirmelidir. Çalışanlar kuralları okuyup anladıklarını ve bu kurallara uyum sağlayacaklarını kabul eden bir beyanname imzalar ve ilgili yönetmelikleri düzenli olarak uygular. Kuralları anlamamak ya da beyanı imzalamamak, uyumsuz davranışa bir mazeret kabul edilmez.
Yöneticiler sorumlu oldukları alanlardaki aktivitelerin bu dokümanda yazan kurallar çerçevesinde olduğundan emin olmakla yükümlüdür. Yöneticiler, burada yazan kuralları çalışanlara iletmek, bu kuralların uygulanması ve yorumlanması konusunda çalışanları yönlendirmekle sorumludur.
5.3. UYUM KOMİTESİ ve UYUM GÖREVLİSİ
Şirket, Yönetim Kurulu aracılığıyla “İş Etiği Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Esasları” Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlayacak ve gözlemleyecek bir Uyum Görevlisi ve Uyum Komitesi atar. Uyum Komitesi doğrudan Yönetim Kuruluna rapor verir. Uyum Komitesi, Uyum Görevlisi ile altı ayda bir Yönetim Kuruluna bu kuralların uygulanması ve olası iyileştirmeler, güncellemeler ile ilgili bilgi verir.
Uyum Komitesi tarafından geliştirilen ve yayınlanan, Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış herhangi bir yönlendirme ya da yönetmelik, bu kuralların etkilediği herkes tarafından uygulanmalıdır.
Uyum Komitesi, bir Yönetim Kurulu Üyesi (veya temsilen Yönetim Kurulu Danışmanı), Hukuk Müşaviri ve Uyum Görevlisi olmak üzere, en az 3 kişiden oluşur. Komitenin başkanı Yönetim Kurulu Üyesidir.
Uyum Komitesi Şirketin faaliyet alanlarında kurumsal sorumlulukları ve uyum ile ilgili çalışmalarını denetlemek konusunda Yönetim Kuruluna yardımcı olur. Komite yılda en az iki (2) kez düzenli olarak planlı toplantı yapar. Buna ilave olarak, Komite, üyelerin, ayrı ve özel olarak ele alınıp görüşülmesini istedikleri konular için toplanır.
Komite, Şirketin yürütmekte olduğu faaliyetlerin, sektörel ve uluslararası uygulamada olan standartlar, yasal iş hayatı eğilimleri ve kamu politikaları çerçevesinde İş Etiği Kurallarına uygun ve uyum içerisinde yürütüldüğünü izlemekle yükümlüdür.
Uyum Görevlisi, Şirketi etkileyebilecek önemli uyumsuz uygulamaların bilgisini Komiteye raporlar. Ayrıca Şirketin çalışanları ile ilgili önemli uyumsuzluk bilgileri de Uyum Görevlisi tarafından Komite Başkanına raporlanır. Komite, kuralları düzenli olarak gözden geçirip gerektiğinde Yönetim Kuruluna değişiklik önerilerini sunar.
5.4. LİYAKAT DEĞERLENDİRMESİ
Üçüncü taraflar ile tesis edilen her ilişki veya anlaşma, Metgün adına hareket eden üçüncü tarafların doğrudan ya da dolaylı şekilde yasal yükümlülüğe ve/veya itibar kaybına neden olabilme ihtimalinden dolayı, bir risk kaynağıdır. Bireylerin ya da firmaların Metgün adına hareket etmesinde bir zarar oluşumuna yönelik riskler bulunması nedeniyle, Şirketin bu birey ve firmaları etik standartlara bağlı kalmaya mecbur bırakmak için tüm gayreti göstermesi gerekmektedir. Herhangi bir şüphe barındırmaması açısından, “üçüncü taraf” tanımına, tüm iş ortakları, operatörler, alt yükleniciler, tedarikçiler, aracılar, ajanslar, lobiciler, müşteriler ve Metgün ile hareket eden herkes dâhildir.
Üçüncü bir tarafla iş ilişkisi kurulması ya da aradaki ilişkinin değiştirilmesi için, söz konusu tarafın Metgün’ün Liyakat Değerlendirmesinin gerekliliklerine uyması şarttır. Liyakat Değerlendirmesi, Metgün’ün herhangi bir şeffaflık problemi, çıkar çatışması ya da “Kırmızı Bayrak” içeren bir ilişkiye girmesini önlemek için yapılır ve Metgün’ün yolsuzluğa bulaşmış taraflarla iş yapmasını engeller. Aksi takdirde, Metgün yasadışı ya da etik olmayan taraflarla ilişkilendirilebilir. Uyum Görevlisi, Liyakat Değerlendirmesi ile bağlantılı şekilde ilgili yönetmelikleri geliştirir ve uygular.
Liyakat Değerlendirmesi incelemesinin kapsamı bahsi geçen işlemin ya da tarafın risk durumuna göre değişir. Uyum Görevlisi, çalışmanın sonuçları ve gerektiği takdirde iyileştirme önerilerini içerecek her Liyakat Değerlendirmesi raporunun hazırlanması ve imzalanması sürecinde yer alır. Üçüncü taraflarla yeni tesis edilecek ya da sürdürülecek olan bir anlaşma üzerindeki mevcut riskleri değerlendirilir ve önerileri ile birlikte Uyum Komitesi üzerinden Yönetim Kuruluna raporlar.
Onay ve onay sonrası süreçler, üçüncü tarafla iş ilişkisine girmek isteyen bölüm, ilgili merkez bölümü ve Uyum Bölümü arasında güçlü bir iş birliği gerektirir. Risk değerlendirmesi ve durum tespiti süreçleri tamamlandıktan sonra üçüncü tarafla devam edilip edilmeyeceğine karar vermek için onay alınır. Düşük ve orta riskli üçüncü taraflarla girilecek iş ilişkisinin onaylanmasında Merkez Hukuk Bölümü, iş ilişkisine giren proje bölüm ile ilgili merkez bölümün yöneticisi, Uyum Görevlisi yer alır. Yüksek riskli üçüncü taraflar için, bu bölümlere ilave olarak Genel Müdür onayı da alınır.
5.5. RİSK DEĞERLENDİRMESİ ve RAPORLAMASI
Uyum Görevlisi yılda en az bir kere, Metgün’ün maruz kalabileceği dış yolsuzluk risklerini değerlendirir. Bu değerlendirmeye göre Uyum Görevlisi, Uyum Komitesi üzerinden Yönetim Kuruluna sunmak üzere bir rapor hazırlar. Raporun içerisinde Metgün’ün karşılaşabileceği iç ve dış yolsuzluk riskleri ve bunları bertaraf etmek için alınabilecek önlemler yer alır.
5.6. İLETİŞİM
Kurallar, tüm çalışanlarla paylaşılmıştır. Kurallar ayrıca Metgün’ün şirket içi ağında da bulunmaktadır. Kurallar, işe giriş oryantasyonu, iç iletişimler ve e-eğitim ya da sınıf içi eğitimlerde de duyurulmaktadır.
Dış taraflar ile etkin bir iletişim sağlanması için, Metgün ya da çalışanları hakkında gelen talepler ilgili iletişim birimine, Uyum Görevlisine veya Uyum Komitesi herhangi bir üyesine yönlendirilmelidir.
Basın açıklaması yapacak olan çalışanlar da yukarıda belirtilen şartlara uyarak hareket etmelidir. Çalışanlar, özellikle yapmaları söylenmediği sürece, Şirketin finansal sonuçları, ileriye yönelik finansal performansı ya da iş aktiviteleri hakkında açıklama yapmamalıdır. Kamuya açık olmayan bilgilerin ifşa edilmesine yönelik kuralları ihlal eden kişilerin hem kendilerini hem de Şirketi yasal yaptırımlara maruz bırakacağı iyi bilinmelidir.
5.7. KURALLARIN İHLALİ ve ŞÜPHE DURUMLARININ YÖNETİMİ
Kuralların olası ihlalini tüm çalışanlar hemen ihbar etmek durumundadır. Şüpheli ihlaller çalışanın yöneticisi, yöneticisinin yöneticisi, Uyum Görevlisi, Uyum Komitesi veya Yönetim Kurulunun herhangi bir üyesine bildirilebilir. Metgün, iyi niyetle bildirim yapan kişilere karşı yaptırımda bulunulmayacağını taahhüt eder. Bütün ihbar ve bildirimler, Uyum Görevlisi tarafından takip edilir. Bildirimler isim vererek yapılırsa, Uyum Görevlisi ve Uyum Komitesi ihbar kaynağını gizli tutar.
Yolsuzluk karşıtı kanun ve düzenlemelerin ihlalini içeren bir bildirim alan yönetici, bu durumu vakit kaybetmeden yazılı şekilde Uyum Görevlisine iletir. Uyum Görevlisi gerekli aksiyonunun alınmasını sağlar. Bildirim, aşağıda işaret edilen ihlal veya tehlikelerin mevcut olduğu düşünüldüğünde yapılmalıdır:
• Metgün İş Etiği Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Esaslarının ihlali
• Metgün’ün itibarını sarsabilecek davranışlar
• Suç teşkil edecek faaliyetler
• Sağlık ve güvenliğin tehlikeye atılması
• Herhangi bir hukuki veya mesleki yükümlülüğe uygun davranılmaması
• Rüşvet
• Çalışanlara zarar verecek nitelikteki bir eylemin ifa edilmesi.
• Çevreye zarar verilmesi
• Usulsüz olarak gizli bilgi ifşa edilmesi.
Bir çalışanın, yukarıdaki durumları da içeren herhangi bir uygunsuz davranışta bulunulduğundan geçerli kuşkusu veya endişesi olması halinde, bu hususu bildirmesi gerekmektedir. Çalışanın, bir hususun bildirime esas olup olmadığı konusunda tereddüdü varsa, Uyum Görevlisine danışmalıdır.
5.7.1. Endişenin Bildirilmesi Esasları
Şirket yönetiminin ve Uyum Görevlisinin amacı, çalışanların aşağıdaki hususların bilincinde olarak endişelerini bildirmelerini sağlamaktır:
• Bildirim dürüstlük, doğruluk ve iyi niyet çerçevesinde yapılıyor olmalıdır.
• Bildirim, gerekli araştırmanın etkin olarak yapılmasına olanak sağlayacak detayda olmalıdır.
• Çalışanın, yanlış veya dayanaksız olduğunu bilerek bildirimde bulunması, kötü niyetle veya kişisel çıkar amacıyla gerçek olmayan iddialar öne sürmesi halinde ilgili kişiler disiplin soruşturmasına tabi olacaklardır.
• Bildirimle ilgili inceleme azami gizlilik altında yapılır.
• Bildirimler iş ortaklarının eylemleri ile ilgili de olabilir. Bu nedenle, İş Etiği Kurallarının iş ortakları tarafından ihlal edilmesi konusunda geçerli sebebi olan kişilerin endişelerini paylaşmaları talep edilmektedir.
• Metgün, şirketin etik kurallarının, yasaların ya da diğer kuralların muhtemel ihlalleriyle ilgili olarak yetkili kişilere, şirket birimlerine ya da şirketteki diğer otoritelere iyi niyetle bilgilendirme yapan kişilere hiçbir yaptırım uygulamayacağını ve onlara zarar verecek biçimde değerlendirilmeyeceğini taahhüt eder.
• Bildirimler, çalışanlar haricinde, taşeronlar, tedarikçiler, iş ortakları, aracıları veya herhangi bir kişi tarafından yapılabilir.
5.7.2. Endişenin Bildirim Şekli
Normal şartlarda bir çalışanın şikayetini ileteceği yer, yetki zincirinin takip edilmesini teminen, ilgili bölümün yöneticisidir. Bu sayede konu, ilgili birimin üst yönetimine ulaşacaktır. Üst yöneticiler etik ve uyum ile ilgili olarak yapılan bildirimleri Uyum Görevlisine aktarmakla yükümlüdür. Çalışanlar, tercih etmeleri durumunda veya bildirimleri kendi yöneticisi/yöneticileri ile ilgili ise, direkt olarak Uyum Görevlisine bildirebilirler.
Bildirimler yüz yüze yapılabildiği gibi, telefon veya e-posta aracılığı ile de yapılabilir. etik@metgun.com.tr e-posta adresine bildirim ve bildirimi destekleyecek dokümanlar gönderilebilir. Etik kural ihlali bildirimleri “Etik Hat” üzerinden +90 (212) 3582010, dahili 1454 numaralı telefona, yapılabilir.
Çalışanlar ya da başkaları isimsiz bir bildirimde (sessiz mekanizma) bulunabilir. Ancak isimsiz bildirimlerin etkin şekilde incelenebilmesi için konunun detaylı olarak açıklanması gerekmektedir. Konunun soruşturmaya değer olup olmadığı kararının esas kriterlerden biri, soruşturma için yeterli bilginin mevcut olup olmadığıdır.
Sessiz mekanizma; şüpheli muhasebe işlemleri ve denetimsel sorunlar, etik olmayan ya da sahtecilik konuları da dâhil olmak üzere bu kuralların herhangi bir ihlali karşısında; çalışan, alt yüklenici ve tedarikçilerin gizli bir şekilde şikâyette bulunmasını sağlamak, buna benzer gizlilik arz eden şikâyetlerin alınması, tutulması ve ilgilenilmesi için uygulanmaktadır.
5.7.3. Bildirimin İncelenmesi ve Raporlanması
Bildirimlerin incelenmesindeki gizlilik endişeleri, olası hukuki süreçler, gerçekleşen veya iddia edilen etik veya yasal olmayan ihlallerden dolayı yaşanabilecek problemler, olası itibar kaybı gibi unsurlar, süreci zorlu ve karmaşık hale getirebilmektedir.
Bildirimin incelenmesi, yönetmeliklerde etik/uyum ihlali olarak tanımlanan eylem ve davranışların var olup olmadığının tespiti, ihlal varsa boyutunun belirlenmesi ve uygun önlemlerin alınması, oluşan ya da muhtemel zarar ve kayıpların giderilmesi yollarının saptanması amacı ile yapılır. Bunun yanı sıra, bildirim incelemesi, eylemlerin tekrarlanmasını önlemeye yönelik yapılan inceleme ve araştırmalar kapsamında ilgili kaynaklardan bilgi ve belge toplanması ve varılan sonuç ve kanılar hakkında ilgili birimleri bilgilendirmeye yönelik rapor düzenlenmesi faaliyetlerini de içerir.
Uyum Görevlisi, bildirimin kapsamı ve ilgili kişileri tespit edebilmek için, şirket içindeki farklı bölümlerden de destek alınarak bir ön inceleme yapar. Uyum Komitesi Başkanı, Uyum Görevlisi ve bildirimin içeriğine göre, ilgili bölüm yöneticisi, bildirimin değerlendirmesinde izlenecek yola karar verirler.
Bildirim ile ilgili yapılan çalışmalar yazılı olarak raporlanır. Raporlama Uyum Komitesine ve Komitenin uygun gördüğü diğer kişilere yapılır. Metgün’ün etik değerlerinin ihlali; disiplin cezası, uyarılı ya da uyarısız işten çıkarma ve gerekli olması halinde durumu ilgili kurumlara raporlama ile sonuçlanabilir.
5.8. EĞİTİMLER
Uyum Görevlisi tarafından düzenli olarak veya gerekli görüldüğü hallerde İş Etiği Kurallarının bir konusunun içeriği ve uygulamada yaşanan ihlalini örnekleri ile açıklayan hatırlatma yayınları gönderilir.
Tüm bordrolu personelin, yönetmelikleri okuyup, anladıkları ve bütününü kabul ettiklerini beyan ettikleri taahhüt ve beyan formları hazırlatılmaktadır. Tedarikçilerin sipariş emirleri ve taşeronların sözleşmelerine yazılan ve Metgün İş Etiği Kurallarına uyacaklarını taahhüt ettikleri madde bulunmaktadır.
Metgün personeli için hazırlanan, Metgün’ün iş etiği konusundaki politika ve yönetmeliklerindeki esasları kapsayan, soru/cevap içeren İş Etiği Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Esasları eğitimi merkez, sabit işyerleri ve projelerde, çalışanlara işe giriş döneminde verilmekte, ayrıca yıllık olarak tekrarlanmaktadır. Bu eğitim gerektiğinde taşeron firmaların yöneticilerine de uygulanır.
5.9. DENETİM ve KURALLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ
Uyum Görevlisi, şirketin ve çalışanların hak ve çıkarlarını korumak, şirket içi ve dışı etik/uyum risklerine karşı öneriler geliştirmek ve makul güvence sağlamak üzere denetim, soruşturma ve incelemeler yapar. Şirket Yönetim Kurulu ve Genel Müdür, etkin bir denetim faaliyeti gerçekleşmesini sağlayabilecek düzeyde, yeterli kalite ve sayıda personel istihdam edebilmesi, uygun çalışma ortamı ve teknik donanıma sahip olması için gerekli kaynakları sağlar.
Uyum Görevlisinin, yapılacak yıllık denetimlerde veya görevlendirildiği özel incelemelerde, konu ile ilgili olacak bütün bölümlere, kayıtlara, varlıklara, bilgi, belge, yönetmelik ve personele erişim yetkisi vardır. Şirkete zarar verebilecek veya maddi kayıplara neden olabilecek işlemler veya faaliyetlerle ilgili konularda denetlenen bölüm personeli doğrudan bilgi vermekle yükümlüdür. Yönetimin herhangi bir kademesi, sözü geçen bilgi, belge veya dokümana ulaşılmasına engel olduğu takdirde, bir üst kademe yöneticinin bu engellemenin nedenlerini yazılı olarak açıklaması ve Uyum Komitesinin bilgilendirilmesi gereklidir.
Uyum Görevlisi, çalışmalarını denetim takvimi ve buna bağlı uygun programlar çerçevesinde yürütür. Denetim takvimi, risk değerlendirmeleri sonucunda ve Genel Müdürün talep ve önerileri dikkate alınarak yapılır. Olağan denetimler dışında, yapılacak soruşturma, inceleme, özel denetim gibi çalışmalar için herhangi bir ön program hazırlanmaz.